PPFTECCustomer & Organization Importer for Jira Service Management
Suport și documentație
Cum pregătești fișierul, cum rulezi un import, cum exporți clienții, întrebări frecvente, limitări cunoscute și cum ne contactezi.
1. Instalare
Un administrator al site-ului Jira instalează aplicația din Atlassian Marketplace: Settings (rotița) → Apps → Explore more apps, caută Customer & Organization Importer și alege Get app. Aplicația apare apoi în Settings → Apps, în meniul din stânga.
2. Pregătirea fișierului CSV
Câte un rând pentru fiecare client, cu un rând de antet. Doar coloana de email e obligatorie. Descarcă un șablon din aplicație (Download template) sau folosește aceste coloane:
| Coloană | Conținut |
|---|---|
email | Obligatoriu. Adresa de email a clientului. |
name | Opțional. Dacă lipsește, numele se construiește din adresa de email. |
organizations | Opțional. Una sau mai multe organizații, separate prin ; sau |. Virgulele din nume („Acme, Inc.”) se păstrează. |
projects | Opțional. Cheile proiectelor de service, de exemplu HELP; IT. |
Fișierele separate prin virgulă, punct și virgulă sau tab se recunosc automat, inclusiv cele salvate de Excel cu setări europene. Numele de coloane în engleză, română, germană, franceză și spaniolă sunt recunoscute; poți alege coloanele și de mână. Limite: 10.000 de rânduri și 5 MB pe fișier.
3. Rularea unui import
- Deschide Settings → Apps → Customer & Organization Importer.
- Alege fișierul, trage-l pe pagină sau lipește rânduri copiate dintr-un tabel.
- Verifică potrivirea coloanelor și previzualizarea. Opțional, alege o organizație și proiecte de service pentru rândurile care au acele celule goale.
- Apasă Continue. Verificarea arată câți clienți, câte organizații noi și existente, câte apartenențe și legături la proiecte va crea importul și listează rândurile respinse și avertismentele.
- Apasă Dry run (no changes) ca să descarci un raport fără să scrii nimic sau Import ca să rulezi importul.
Ține pagina deschisă până se termină importul. Dacă o închizi, tot ce s-a făcut rămâne în Jira; rulează din nou același fișier ca să termini. Implicit, clienții care aparțin unei organizații primesc acces la proiecte prin organizație; bifează opțiunea din verificare ca să-i adaugi și direct.
4. Raportul de import
După import, Download report (CSV) oferă câte un rând pentru fiecare linie din fișier: dacă clientul a fost creat sau refolosit, organizațiile și proiectele lui și orice problemă (de exemplu un proiect la care nu a putut fi adăugat). Rândurile respinse apar cu motivul.
5. Export
În tab-ul Export alegi toate organizațiile sau organizațiile unui proiect de service și dacă incluzi clienții adăugați direct la proiecte. CSV-ul folosește coloanele importului, deci poate fi importat pe alt site, de exemplu din sandbox în producție.
6. Întrebări frecvente
Ce se întâmplă cu clienții care există deja? Dacă emailul are deja cont Atlassian, aplicația îl refolosește: îl adaugă în organizațiile și proiectele din fișier, fără să creeze un duplicat.
Primesc clienții un email? Aplicația nu trimite emailuri. Jira poate trimite propria invitație sau notificare, după setările de clienți ale proiectului de service.
Pot rula același fișier de două ori? Da. Organizațiile, clienții, apartenențele și legăturile la proiecte existente sunt refolosite, deci nu se dublează nimic.
Cine poate folosi aplicația? Administratorii Jira. Pagina aplicației e în setările Jira.
Unde e stocat fișierul meu? Nicăieri. E citit în browserul tău, iar rândurile lui sunt trimise doar către site-ul tău Jira.
7. Limitări cunoscute
- Importul rulează în browserul tău și doar cât timp pagina e deschisă. Nu există importuri programate sau în fundal.
- Nu se pot seta parole și nu se pot personaliza invitațiile; Jira gestionează conturile clienților și emailurile lor.
- Exportul sare peste clienții al căror email Jira nu ți-l arată (din cauza vizibilității profilului). Aplicația îți spune câți au fost săriți.
- Membrii noi pot apărea în listele de organizații din Jira după cel mult un minut.
8. Contact
Email support@ppftec.com. Răspundem în zilele lucrătoare, de obicei în cel mult o zi lucrătoare. Include URL-ul site-ului Jira, o captură de ecran și, dacă poți, raportul de import fără date personale. Nu trimite liste de clienți decât dacă îți cerem un exemplu necesar ca să reproducem o problemă.